Praca grupowa jest konieczna w firmach szczególnie przy realizacji różnego rodzaju przedsięwzięć. Czasami „praca grupowa” oznacza możliwość wspólnego planowania zadań z użyciem poczty elektronicznej i kalendarza, ale dopiero używając zaawansowanych programów komputerowych menedżerowie mogą efektywnej zaplanować pracę, sprawniej delegować zadania i w efekcie wykonać założenia projektu w odpowiednim terminie . Wybierając aplikację do pracy grupowej należy przemyśleć swoje potrzeby i sprawdzić , czy aplikacja zawiera moduły , które umożliwią ich zaspokojenie.

Koordynujący pracę przydziela każdemu, kto partycypuje w pracy grupowej login i hasło umożliwiające dostęp do aplikacji i jej modułów, daje ściśle określone uprawnienia a także przydziela zadania do zrealizowania. Dzięki narzędziom służącym do pracy grupowej możliwa jest także komunikacja internetowa pomiędzy osobami biorącymi udział w projekcie poprzez fora dyskusyjne, czaty oraz system komentarzy. Osoba koordynująca pracę grupową ma natomiast możliwość uzyskiwania raportów określających stan prac, czas pozostający do zrealizowania projektu i ocenę aktywności wszystkich pracowników . Możliwa jest także archiwizacja danych i ich dalsza analiza.